“FUNCIONES Y PERFIL PROFESIONAL”
El Secretariado Ejecutivo consiste en brindar asistencia administrativa, asesoramiento y orientación profesional a políticos o personas de alto cargo en una empresa.
Un Secretario Ejecutivo proporciona un apoyo directo al planificar, organizar y coordinar todas las actividades, administrar la documentación y gestionar diversas tareas que dependerán de la empresa o cliente.
A diferencia de un Asistente Administrativo, una persona en este cargo puede actuar en representación de un ejecutivo frente a terceros u otras organizaciones.
Las 4 funciones principales de un Secretario Ejecutivo
- Administrativa: organiza y archiva documentación tanto física como digital, tales como facturas, reportes o correos electrónicos; asegurando que toda la información sea de fácil acceso y recuperación.
Así mismo compila lo tratado en reuniones, para su posterior transcripción y distribución. Como también recibe y gestiona las llamadas telefónicas, correos electrónicos y demás información entrante.
- Contable: prepara facturas, informes y estados financieros, brindando asistencia al área de contabilidad. Para ello hace uso de herramientas informáticas, tales como procesadores de texto, hojas de cálculo o bases de datos.
- Organizativa: gestiona el calendario profesional y personal del ejecutivo, planificando sus reuniones, citas y eventos. En este punto debe asegurarse de que cada tarea sea realizada en el tiempo previsto, encargándose, a su vez, de la logística de las mismas.
- Representativa: una Asistente Ejecutiva puede reunirse con terceros en representación de su cliente para discutir diversos temas, tales como: problemas, propuestas o recomendaciones. Ésta debe ser el primer punto de contacto entre el ejecutivo y las demás personas, por lo que siempre debe interactuar de forma profesional y responsable.
¿Qué perfil profesional debe tener una Secretaria Ejecutiva?
En principio, una persona que desee postularse como Secretaria Ejecutiva, debe tener sentido de la organización y una gestión efectiva del tiempo. Debe ser capaz de diligenciar varias actividades a la vez, priorizando adecuadamente cada tarea.
Por otra parte, debe contar con excelentes habilidades comunicacionales, tanto de forma escrita como oral, dirigiéndose siempre de una manera clara, efectiva y respetuosa.
Un Asistente Ejecutivo debe ser flexible, capaz de adaptarse a diversas situaciones, actuando con iniciativa y proactividad frente a las circunstancias.
Así mismo debe tener conocimiento de herramientas informáticas, tales como procesadores de texto, presentaciones, hojas de cálculo y bases de datos.
Por último, debe trabajar siempre de manera honesta y discreta, puesto que diariamente debe manejar información confidencial y sensible.
¿Cuánto gana un Secretario Ejecutivo?
La media salarial de un Secretario Ejecutivo en 2021, es de $639.680 pesos chilenos.
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